Medarbetarsamtal kallas också ofta för utvecklingssamtal eller PU-samtal. Det är ett återkommande samtal mellan chef och medarbetare där medarbetaren får chans att diskutera intressen, möjligheter och utveckling i sin yrkesroll och inom verksamheten. I ett medarbetarsamtal ger chefen feedback på prestationer och medarbetarens utveckling. Medarbetarsamtal är inte samma sak som lönesamtal, men de hänger ofta ihop med varandra. I ett lönesamtal förhandlar chefen och medarbetaren kring lön baserat på hur arbetaren mött både företagets mål och de individuella utvecklingsmål som sattes under medarbetarsamtalet.

Det är viktigt att samtalet kan hållas enskilt i en tyst och lugn miljö. Både chef och medarbetaren behöver en chans att prata ostört utan eventuella störningsmoment som telefonsamtal eller avbrott från kollegor. För att få så bra förutsättningar som möjligt för ett medarbetarsamtal är det en god idé att det hålls på en neutral plats. Det är också viktigt att ha gott om tid för samtalet. Ett välplanerat medarbetarsamtal är ett effektivt verktyg för att öka motivationen, effektiviteten och arbetsglädjen hos sina medarbetare. Dessutom är det ett ypperligt tillfälle att stärka samarbetet. Medarbetarsamtal bör hållas minst en gång per år men gärna oftare.

Ofta diskuterar man medarbetarens aktuella arbetsuppgifter och hur det dagliga arbetet fungerar. Det kan också dyka upp frågor om arbetssituationen, utvecklingsmöjligheter och kompetensutveckling. Medarbetarsamtalet är ett bra tillfälle att stämma av hur individens och organisationens behov ser ut. Ibland skiljer sig dessa åt och då är det bra om båda synvinklarna diskuteras. Det är viktigt att kunna ge en tydlig bild av vad organisationen förväntar sig av medarbetaren. Det finns några nyckelämnen som är bra att ta upp och som kan delas in i fyra olika faser:

· Tillbakablick
· Nuläge
· Framtid
· Utveckling och utvecklingsplan 

Se tillbaka på vad som hänt sedan det senaste medarbetarsamtalet. Vilka projekt har man jobbat på? Vilka förändringar har skett inom organisationen? Hur har medarbetaren presterat hittills? Vad har han eller hon gjort bra? Vad blev mindre lyckat?

Gå igenom hur arbetssituationen ser ut idag. Vilka arbetsuppgifter och ansvarsområden har medarbetaren och hur upplevs arbetsbelastningen just nu?

Blicka framåt och sätt ribban inför den kommande perioden tillsammans med medarbetaren. Vilka förväntningar finns det inför framtiden från chefens sida? Från medarbetarens sida? Hur undviker man att göra om eventuella misstag igen? Finns det något som är bra men kan göras ännu bättre?

Syftet med medarbetarsamtalet är att skapa en plan för medarbetarens personliga utveckling inom organisationen. Vilka områden behöver han eller hon jobba på att utveckla? Sin kompetens? Det sociala? Vilka ambitioner och mål finns – och vad krävs för att nå de målen? Hur ska utvecklingen gå till? Tillsammans ser man över vilka framsteg och utvecklingsmål man vill uppnå samtidigt som man får en tydlig bild av medarbetarens framtid inom organisationen.

I slutet av samtalet upprättas med fördel en utvecklingsplan som innehåller anteckningar om vad man pratat om under medarbetarsamtalet. Det är en slags överenskommelse som kan ligga till grund när det är dags att förhandla om lönen. Det blir också ett protokoll över medarbetarsamtalet som man kan se tillbaka på när det blir dags att ha nästa samtal.

Inom många yrkesroller arbetar man ofta i grupp. Utöver de individuella medarbetarsamtalen kan ett utvecklingssamtal i grupp vara ett bra komplement. Ett gruppsamtal kan ses som ett förberedande utvecklingssamtal innan man håller de individuella utvecklingssamtalen.

När utvecklingssamtal sker i grupp är det viktigt att alla får komma till tals. Under samtalet kan man med fördel lyfta fram den gemensamma kompetensen inom gruppen, hur samarbetet ser ut inom gruppen men också med andra avdelningar. Man kan även lyfta vilka mål och utmaningar som gruppen och avdelningen har framför sig.