7 tips för ett lyckat utvecklingssamtal

Ett riktigt bra utvecklingssamtal är ett ömsesidigt utbyte mellan medarbetare och chef. Släpp rollen som intervjuare och fokusera på svaren istället för på frågorna. Som chef är det viktigt att du lyssnar och att du både kan ge och ta kritik på ett konstruktivt sätt.

Att båda parter är förberedda är en förutsättning för att samtalet ska ge något. Se till att medarbetaren i god tid får ett antal frågor som ska besvaras innan samtalet. Be gärna medarbetaren att formulera egna viktiga punkter också. Ett tips är att använda sig av digitala verktyg med vilka man får stöd i att hantera samtalen med sina anställda tydligt och strukturerat.

Håll mötet på neutral mark om det är möjligt. Att ses på chefens kontor kan skapa obalans och sämre förutsättningar för en öppen dialog. Om ni håller samtalet på distans gäller samma regler som i fysiska möten – se till att ni sitter ostört och fokuserat. Välj videosamtal istället för telefonsamtal! Att se mimik och kroppsspråk är viktigt.

Inled med att sätta ramar och en struktur för mötet. Ett utvecklingssamtal är ett gemensamt samtal med gemensamt ansvar. Därför är det viktigt att redan tidigt I mötet stämma av förväntningar och vara tydliga med hur lång tid ni har på er. Se till att inga telefoner, notifikationer eller kollegor stör. Om utvecklingssamtalet hålls digitalt kan man med fördel använda ett headset för att undvika störande bakgrundsljud.

Använd gärna en checklista eller ett digitalt stöd vid samtalet. När du har punkterna framför dig på bordet kan du fokusera helt på er dialog. 

Avsluta samtalet med att göra en individuell handlingsplan för medarbetaren.

Summera vad ni kommit fram till under samtalet och var tydlig med hur planen framåt ser ut. Förklara hur du kommer att gå vidare med eventuella frågor eller kritik som kommit upp. Innan ni avslutar ert möte, boka in ett uppföljningssamtal om det skulle behövas.

Ofta håller man utvecklingssamtal en gång per år. Kanske är det därför det kan kännas så högtidligt och dramatiskt? Fundera på om det är ett bra intervall för er, eller om ni har möjlighet och behov av tätare avstämningar. Det kan variera, till exempel beroende på hur länge medarbetaren haft sin roll.