Malin, varför vill företag oftast integrera sitt HR-system med Flex HRM, som ni använder i er löneoutsourcing?
– Många företag önskar effektivisera och automatisera sina administrativa processer. När de integrerar sitt HR-system med vårt HRM-system Flex HRM slipper de dubbelarbete och minskar risken för fel och att viktig information faller mellan stolarna. Vanligtvis handlar det om att dela personuppgifter, men också avvikelser och frånvaro, så att all information som påverkar lönen automatiskt överförs korrekt.
Hur ser integrationsprocessen ut i praktiken?
– Det börjar alltid med en behovsanalys där vi tillsammans med kunden tittar på vad som ska integreras, hur ofta informationen ska överföras samt vilken typ av integration man ska arbeta med. Idag finns flera möjligheter, exempelvis via schemalagda filer eller via API. Därefter skapar vi tekniska specifikationer och säkerställer att systemen "pratar samma språk". Själva integrationen sker sedan i nära samarbete med kundens IT-avdelning och leverantören av HR-systemet, med regelbundna tester och kontroller.
Vad brukar vara de största utmaningarna vid integrationen?
– Vanliga utmaningar är skillnader i hur systemen hanterar data och i vilken data som man tänker ska finnas i respektive system. En annan utmaning kan vara datakvaliteten, eftersom felaktiga eller inkomplett data lätt kan leda till problem i integrationen och utfallet i lönesystemet. Vi lägger därför stor vikt vid att tidigt identifiera och hantera dessa utmaningar genom noggrann förberedelse och tydlig kommunikation med alla parter.
Hur löser ni dessa utmaningar?
– Vi arbetar med tydliga rutiner och standardiserade integrationslösningar. Dessutom betonar vi vikten av att skapa en god dialog med både kundens team och systemleverantörer. Genom att kontinuerligt testa och validera data under integrationsprocessen säkerställer vi att eventuella problem fångas upp tidigt och åtgärdas snabbt.
Vad ser du som de största vinsterna för kunden efter en lyckad integration?
– Kunden sparar mycket tid eftersom behovet av manuell hantering minskar avsevärt. Dessutom ökar säkerheten och noggrannheten i datan, vilket leder till färre felaktiga löneutbetalningar och nöjdare medarbetare. På det stora hela handlar det om att frigöra tid för HR-avdelningen som kan fokusera på mer strategiska uppgifter snarare än administrativa sysslor.
Att integrera sitt HR-system med ett välfungerande HRM-system kan göra stor skillnad i verksamhetens effektivitet och medarbetarnas trivsel.
Är du intresserad av att veta mer om hur vi på Klara Consulting kan hjälpa ditt företag med en smidig och säker integration? Tveka inte att kontakta oss – vi ser fram emot att höra från dig!
