Undvik bedrägerier genom att ha rätt rutiner
I Sverige sker det dagligen försök till bedrägerier. Semestertider innebär att företagen har lägre bemanning och eventuellt lite lösare rutiner, vilket bedragare har god kännedom om. Många företag blir utsatta för befogenhetsbedrägeri och fakturabedrägeri. Vi kommer gå igenom hur dessa bedrägerier går till, vad ni kan göra om ni drabbats och hur ni kan arbeta förebyggande mot bedrägeriförsök.
Befogenhetsbedrägeri/VD-bedrägerier
Genom att gärningspersonen kontaktar en organisation eller ett företag och utger sig för att ha befogenheter, till exempel att vara ekonomichef eller VD på företaget, förmår gärningspersonen den anställde till handling som ger ekonomisk vinning för gärningspersonen. Gärningspersonen kan be den anställda göra en stor överföring till ett okänt konto.
Fakturabedrägeri
Gärningspersonen vilseleder ett företag att betala en faktura för en vara eller tjänst som företaget inte har beställt. Detta kan ske med eller utan kontakt med företaget, antingen genom utskick av falska fakturor, så kallade bluffakturor, eller genom att vilseleda en anställd till att ingå ett avtal med avsändaren.
I vissa fall utger bedragaren sig för att vara någon annan, exempelvis en leverantör eller samarbetspartner som företaget arbetar med och skickar en faktura i leverantörens namn med modifierade betaluppgifter. Det kan vid första anblick se ut som en välbekant avsändare på en faktura som till exempel anlänt via e-post. Avsändarens e-postadress kan då påminna eller vara snarlik leverantörens men med en siffra eller bokstav som skiljer sig åt. Bedragare lägger stor vikt i att efterlikna leverantören för att man vid första anblick inte ska fatta misstankar. I dessa fall brukar bolagsnamn, kontaktuppgifter och layout på både e-post och fakturor vara mycket snarlika.
En bra åtgärd är att alltid kontrollera att mejlet är korrekt och vem avsändaren är innan man genomför betalningar eller ingår nya avtal.
Sex tips för att undvika bedrägerier
1. Var försiktig med ditt bank-id och låt inte okända få tillgång till din dator
Låt dig inte uppmanas till att använda ditt bank-id eller logga in på din bank. Inga seriösa företag kommer uppmana dig att använda dina inloggningsuppgifter på det sättet. Låt inte heller någon du inte känner fjärransluta till din dator.
2. Utbilda personalen i hur man kan känna igen olika former av bedrägerier
Se till att alla i företaget är medvetna om att det är högsäsong för bedrägeriförsök och om ni inte redan har goda rutiner kring hur man kontrollerar äktheten i fakturor, mail och sms, så är det god tid att göra det nu.
3. Var uppmärksam på telefonförsäljare som ni inte har kännedom om.
Informera hela organisationen om att inte tacka ja till några erbjudanden via telefon utan att först kontrollera företaget och försäljaren. Var uppmärksam på om telefonförsäljaren ber om bekräftelse kring företaget och anställdas namn. Om möjlighet finns, kan den anställde spela in samtalet på sin mobil när en okänd telefonförsäljare kontaktar företaget. Detta för att kunna verifiera vad som egentligen blivit sagt under samtalets gång.
Ett annat vanligt sätt för bedragare är att hänvisa till en pågående tjänst som företaget använder. Gärningspersonen ber denne bekräfta att avtalet ska förlängas. I dessa fall finns det några punkter att förhålla sig till, för att försäkra sig om att försäljaren är densamma som denne utger sig för att vara.
- Be om försäljarens fullständiga namn
- Be om information om företaget så som telefonnummer och organisationsnummer.
- Be om en skriftlig offert på erbjudandet
Därefter kan man be om att få återkomma när man gjort sin research kring företaget.
4. Säkerhetsställ attestrutiner.
Det är viktigt att de som kan och får genomföra utbetalningar har kunskap om hur man identifierar falska e-postadresser och fakturor. Se till att ni har bra rutiner kring fakturahantering och banköverföringar, särskilt under semestertider.
5. Kontrollera att avsändaren faktiskt är densamma som den utger sig för att vara
Gå alltid igenom avsändarens kontaktuppgifter. Om man misstänker att fakturan är manipulerad, eller att avsändaren använt sig av en annan e-postadress, ska man genast kontrollera detta. I flertalet fall skickar bedragarna även ett SMS. Klicka inte på okända länkar, varken i email eller sms. Genomför inga betalningar eller tacka ja till erbjudanden utan att ha kontrollerat avsändaren noggrant.
Några bra arbetsrutiner för företaget kan vara att sammanställa information om leverantörers betal – och kontaktuppgifter så detta finns lättillgängligt för ekonomiavdelningen på företaget.
6. Var uppmärksam på valutan
I de flesta fall av befogenhetsbedrägeri ber gärningspersonen om överföringar i euro, engelska pund eller amerikanska dollar. Om ni mottar en faktura av annan valuta än vad ni tidigare fått, bör detta kontrolleras.
Om ni blivit utsatta för bedrägeriförsök
Om ni mottagit en bluffaktura ska denne bestridas och brottet anmälas. Om fakturan blivit betald ska banken kontaktas så fort som möjligt för att säkerställa om transaktionen gått igenom eller inte, i bästa fall kan banken stoppa transaktionen.
Om ni känner oro kring ett företag finns det varningslistor som olika institut tagit fram.
Här kan ni läsa mer om Svensk Handels varningslista.
