Så kan du säkerställa en hög automatiseringsgrad i din ekonomifunktion

1. Börja med att kartlägga ditt företags nuläge

För att säkerställa en hög automatiseringsgrad i din ekonomifunktion behöver du skapa dig en förståelse över företagets ekonomiprocesser. Det är viktigt att involvera medarbetarna för att skapa sig en klar och tydlig bild över var automatiseringen har som störst potential.

Tre frågor som är bra att ställa sig:

• Vilka moment är fortfarande manuella?

• Var uppstår flaskhalsar, dubbelarbete, eller går det att automatisera eller integrera system med API-koppling?

• Vilka arbetsuppgifter upplevs som onödigt repetitiva och vilken process önskas?

2. Tydlig målsättning och tydliga mätpunkter

Det är viktigt att sätta tydliga mål och mätpunkter för att definiera syftet med satsningen. Genom att följa tydliga KPI:er blir det enklare att kunna prioritera aktiviteter och att följa upp de resultat de ger.

Två exempel på mål är:

• Minska risken för felaktig hantering av redovisning.

• Minimera antalet manuella konteringar.

3. Säkerställ rätt system och rätt integrationer

Grunden till att skapa en automatiserad ekonomifunktion är att ha rätt ekonomisystem och system med bra integrationer för att dessa ska kunna samverka och skapa en automatiserad process. I valet av system är det viktigt att man väljer det system som passar verksamhetens behov.

Tänk på att:

• Ekonomi-, lön- och affärssystem bör vara integrerade med varandra så att data kan flöda över hela organisationen i realtid. Genom en mer automatiserad process kan ditt företag till exempel öka effektiviteten och få bättre kundinsikt.

• Attestflöden och fakturahantering bör vara digitala och automatiserade.

• Säkerställ API-koppling och vilken in/ut data som önskas.

4. Börja där nyttan är som störst

Identifiera var och hur ditt företag kan ta bort energitjuvar och börja med det viktigaste. Att automatisera allt på en och samma gång kan vara negativt och leda till komplikationer. Det är även viktigt att se över de processer som är dåliga och ineffektiva och förbättra dessa först innan man automatiserar dem.

Börja med att automatisera:

• Repetitiva manuella arbetsuppgifter.

• Riskfyllda moment som till exempel felaktiga betalningar.

• Arbetsuppgifter som är tidskrävande och har lågt värdeskapande.

5. Glöm inte bort människan!

När man automatiserar sina processer är det viktigt att man inte glömmer bort den mänskliga faktorn. Att endast lita på tekniken och systemen kan göra att man glömmer bort människan vilket kan påverka relationerna med medarbetare och kunder. Det är viktigt att involvera dina medarbetare i utvecklingen och att skapa en kultur som stödjer digitaliseringen.

Skapa en framgångsrik förändringsresa genom att:

• Satsa på intern kompetensutveckling.

• Arbeta aktivt med förändringsledning och utbilda löpande.

• Ha en tydlig kommunikation och skapa delaktighet.

• Viktigt att alla funktioner får ge input och närvarar i förändringsarbetet.

6. Genomför kontinuerliga uppföljningar och skala upp

Att säkerställa en hög automatiseringsgrad i din ekonomifunktion är inte bara en engångsinsats. Det är under ständig förändring, utveckling och förbättring och det är därför viktigt att ha kontinuerliga uppföljningar. Genom att regelbundet följa upp dina processer kan du snabbt identifiera nya förbättringsområden och ta nästa steg. När ditt företag har skapat en stabil grund att stå på så kan ni först då fokusera på att skala upp verksamheten.

Frågor att ha med i uppföljningen:

• Har vi uppnått våra mål?

• Har det uppstått nya manuella moment?

• Finns det ny teknik som kan effektiviseras ytterligare?

Sammanfattning – din väg till en automatiserad och framtidssäkrad ekonomifunktion

För att säkerställa en hög automatiseringsgrad i din ekonomifunktion är det viktigt att förstå nuläget, att sätta tydliga mål och att ha rätt systemlösningar utifrån verksamhetens behov. Automatisera inte allt på en och samma gång utan börja där nyttan är som störst och lita inte blint på systemen och tekniken, involvera i stället dina medarbetare i utvecklingen. Slutligen är automatisering ett levande projekt som kräver kontinuerliga uppföljningar och först när det finns en stabil grund att stå på kan du skala upp din verksamhet.

Vi hjälper dig hela vägen!

Vi på Klara Consulting har lång erfarenhet av att hjälpa företag i olika branscher och storlekar att effektivisera och automatisera sin ekonomihantering. Oavsett var i automatiseringsresan ditt företag befinner sig - om ditt företag står inför att välja rätt system, skapa bättre processer eller komma igång med digitalisering – så finns vi med som partner hela vägen.

Känner du igen dig i en vardag med mycket manuella och tidskrävande moment och behöver hjälp med att automatisera din ekonomifunktion? Kontakta oss idag så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa just ditt företag i ett steg mot en mer automatiserad ekonomifunktion.

Vill du veta mer om automatisering och AI och hur det kan effektivisera din ekonomifunktion? Läs gärna mer här: Säkerställ ditt företags framtida tillväxt med automatisering och AI