En arbetsgivare kan ersätta de kostnader som en anställd har för sina resor i tjänsten. Det kan till exempel röra sig om ökade levnadskostnader, utlägg eller kostnader för färdmedel i samband med tjänsteresa. Dessa kostnader som arbetsgivaren ersätter kallas reseersättningar.
Reseersättningarna är vanligen skattefria. Det är viktigt att förstå skillnaden mellan en tjänsteresa och en privat resa. En anställds resa till och från jobbet räknas som en privat resa och inte en tjänsteresa. En anställd kan bara ha ett arbetsställe. Arbetsställe syftar på den plats där en anställd normalt utför sitt arbete eller sin tjänst. Detta innebär att resor mellan olika arbetsställen räknas som tjänsteresor. Detta kan vara viktigt att förstå när man bedömer vilka resor som är privata och vilka som är tjänsteresor, och därmed vilka resor som kan omfattas av reseersättning.
Det finns ingen lag om att arbetsgivaren ska betala ut traktamente om man reser i tjänst. Det är företagets policy som gäller. Om arbetsgivaren har kollektivavtal är det kollektivavtalets regler som gäller.
Det finns två alternativ att få ersättning för ökade levnadskostnader vid tjänsteresor: traktamente eller resa på räkning.
Traktamente är en kostnadsersättning för att täcka ökade levnadskostnader under en tjänsteresa eller tillfälligt arbete på annan ort.
För ett traktamente ska kunna betalas ut skattefritt behöver följande förutsättningar vara uppfyllda:
Endagstraktamenten, det vill säga då någon övernattning inte gjorts är alltid skattepliktiga. Vissa företag tillämpar exempelvis endagsresetillägg.
Om arbetsgivaren väljer att betala högre traktamente än Skatteverkets schablonregler/schablonbelopp är den överstigande delen också skattepliktig.
Ersättningen minskar om arbetsgivaren står för en del av kostnaderna på tjänsteresan, som till exempel måltider.
Traktamentsersättning kan utgå för hel- eller halvdag.
Helt traktamente gäller varje heldag. Som heldag räknas avresedagen om du börjar resan före kl 12.00, och hemresedagen om du kommer hem efter kl 19.00 nästa dag. Halvt traktamente gäller om resan börjar kl 12.00 eller senare respektive om hemresan avslutas kl 19.00 eller tidigare. Efter tre månaders vistelse på en och samma ort reduceras det skattefria dagtraktamentet till 70% av maximibeloppet i skattefritt traktamente. Efter två år reduceras traktamentet ytterligare.
Nattschablon
Om arbetsgivaren inte har någon boendekostnad för medarbetaren och tjänsteresan sträcker sig över nattetid (00.00-06.00) kan nattschablon betalas ut.
Detta kan bli aktuellt när den anställde t.ex. övernattar hos någon släkting eller kompis, eller kanske bor i sin husvagn, sin husbil eller sitt tält vid tjänsteresor. Skattefri nattschablon är ett halvt schablonbelopp
När arbetsgivaren står för den anställdes måltider under tjänsteresan, minskas det skattefria traktamentet – eftersom den anställde inte har behövt lägga pengar på måltider (och inte haft några ökade kostnader). Det kan också bli aktuellt att förmånsbeskatta kosten.
Reduktion görs i princip för alla slags fria måltider. Undantaget är mat som serveras på allmänna kommunikationsmedel, t ex mat på flyg och tåg.
Vid tjänsteresor inom Sverige reduceras traktamentet med bestämda belopp.
Förmånsbeskattning innebär att en anställd, förmånstagaren, betalar skatt för förmåner som den får tack vare sitt jobb, och som enligt reglerna är skattepliktiga. Kostförmånen är ett schablonvärde för respektive måltid. Om förmånen obligatoriskt ingår i ett pris (såsom frukosten allt som oftast gör på ett hotell) ska den inte förmånsbeskattas.
I tabellen kan du se när traktamentet för inrikes tjänsteresa ska minskas samt när kosten ska förmånsbeskattas.
Med utlandstraktamente menas det skattefria traktamente som en anställd kan få vid tjänsteresor utomlands. Vid tjänsteresor utomlands gäller samma grundregler för skattefria traktamenten som för inrikes tjänsteresor. Resan måste alltså vara förenad med övernattning och göras till en ort belägen minst 50 km från tjänstestället och den anställdes bostad. Dessutom gäller reglerna om hela och halva dagar samt reglerna om reducering av traktamentet vid längre tjänsteresor och vid fria måltider.
För varje land fastställer Skatteverket ett normalbelopp för högsta skattefria traktamente. Här hittar du alla länders normalbelopp.
Observera att vid tidsberäkningen gäller lokal tid för respektive land, dvs vistelsetiden beräknas med utgångspunkt i den lokala tiden för respektive ort. Detta gäller även om man passerar datumzoner under resan. Tid på flyg och båt samt internationella flygplatser räknas inte med.
Om den anställde vistats i flera olika länder under tjänsteresan, gäller normalbeloppet för det land där den anställde varit längst tid i på resdagen. Som resdag räknas tiden mellan klockan 06:00 och klockan 24:00. Du bortser alltså från tiden mellan midnatt och klockan 06:00.
Den tid som den anställde befinner sig på flyg eller färja mellan olika länder ska inte heller tas med.
När kost ingår reduceras utlandstraktamentet enligt följande
Liksom vid inrikes tjänsteresor kan arbetsgivaren betala ut ett skattefritt nattschablonbelopp. Det högsta skattefria nattschablonbeloppet för tjänsteresor till utlandet uppgår till 50% av respektive lands normalbelopp.
Om en anställd blir sjuk under tjänsteresan och tvingas stanna på arbetsorten kan du som arbetsgivare betala ut skattefritt traktamente – den anställde anses fortfarande vara på tjänsteresa.
Överskrider man det skattefria traktamentet så behandlas det som vanlig lön. Om företaget vill betala den anställda mer än det aktuella beloppet för skattefritt traktamente, blir den överskjutande delen skattepliktig.
Traktamenten som betalas ut vid endagstraktamente (utan övernattning) hanteras som vanlig lön – arbetsgivaren ska alltså betala skatt och andra avgifter, till exempel arbetsgivaravgift. Det finns alltså ingen avdragsrätt för ökade levnadskostnader vid endagtraktamente.
En arbetstagare som har haft utlägg ska kunna styrka detta med kvitto. Saknas kvitto och arbetsgivaren ändå betalar ut ersättning kan det leda till problem med skattemyndigheten, som kan komma att betrakta det utgivna beloppet som lön. Arbetsgivare som betalar ut ersättning för utlägg utan kvitto bör därför på något annat sätt kunna styrka att de avser utlägg, exempelvis genom skrivet intyg, att utläggen verkligen skett, av närmaste chef.
Har arbetstagaren utlägg för representation ska en deltagarlista finnas med namn, befattning och företagsnamn samt syfte.