Dags för kickoff med jobbet? Här är avdragen du får göra

Kostnader för kickoff och interna konferenser räknas inte som representationskostnader ur avdragssynpunkt, vilket gör avdragsrätten mer obegränsad. Även kostader för måltider och nöjen till personalen blir då avdragsgilla. Tänk dock på att interna kurser och konferenser under vissa förutsättningar räknas som representation. Sedan 2017 är företagsrepresentationer inte längre en avdragsgill kostnad. Du har dock fortfarande rätt att göra avdrag för lättare måltider i samband med interna kurser och konferenser – det gäller endast enklare mat och dryck till en kostnad av 60 kronor per person.

En av anledningarna till att interna sammankomster kan falla under begreppet representation är att kraven inte följs. Se därför till att ha koll på vad som gäller för att kunna göra avdrag för sammankomsten.

Det finns en del faktorer som ska uppfyllas och som ska tas i beaktning för att kunna göra avdrag på interna kurser, informationsmöten och kickoffer. Vid en intern representation är det endast medarbetare på företaget som är delaktiga och bjudna på aktiviteten. Om potentiella kunder eller befintliga kunder deltar i aktiviteten räknas det som en extern representation vilket blir mer begränsande. Då räknas det som representationskostnader.

1. Tidskravet ska uppfyllas. 75 % av den normala arbetstiden, alltså sex timmar per heldag, ska bestå av kvalitativt arbete som är till nytta för företaget eller organisationen.

2. Om en konferens är längre än en vecka ska 30 timmar bestå av kvalitativt arbete och vara utspritt under hela veckan.

3. Programmet för kickoffen eller konferensen måste gynna verksamheten och deltagarna.

4. Arrangemanget får inte hållas regelbundet med korta mellanrum

5. Dokumentera – var särskilt noggrann om ni åker bort över en helg, till en avlägsen plats eller ett populärt resmål.

Om det finns för många inslag av utgifter för nöjen och fritid kan avdragsrätten minskas när det gäller enskilda näringsidkare eller delägare i ett handelsbolag. När det gäller anställda minskas inte nödvändigtvis företagets rätt till avdrag, men det finns en risk för att den anställde kommer förmånsbeskattas. Företaget måste då betala arbetsgivaravgifter på förmånsbeloppet. Om den anställde inte kan välja att avstå en kickoff eller aktivitet som kan räknas som en förmån, är dessa utgifter normalt inte avdragsgilla för företaget.

I praktiken bör arbetstiden under en konferens pågå minst sex timmar per dag eller 30 timmar under en femdagarsvecka för att undvika förmånsbeskattning för deltagarna.

Deltagande i konferensen bör vara obligatoriskt för de anställda i likhet med deras ordinarie arbete för företaget.

Om närstående till en anställd deltar på företagets bekostnad är den extra kostnaden en skattepliktig förmån för den anställde.

Tänk dock på att den skattemässiga bedömningen för hela konferensen kan påverkas av att närstående till de anställda är med på resan. Detta tyder på att syftet med resan inte är själva konferensen, utan att dess karaktär mer liknar en semesterresa.

I samband med att en kickoff eller övriga sammankomster sker på ett avlägset eller exklusivt resmål ställs ett högre krav på motiveringen. I normalfall kan en konferens förläggas i ett annat EU-land men för längre eller exklusivare resmål bör man kunna bevisa att det är till nytta för företaget. Detta kan exempel bevisas genom att företaget har en anknytning till resmålet eller att det är ekonomiskt gynnsamt att välja resmålet framför andra mer lokala alternativ.

Om valet av resmål verkar bero på möjligheten till turistiska upplevelser, kan det tyda på att det egentligen handlar om en resa som ska förmånsbeskattas.

I regel beskattas den anställde inte för förmånen av resa, kost – och logikostnader i samband med interna konferenser. Underhållning så som nöjesmoment beskattas inte heller om kostnaden inte är alltför hög. Till exempel är whiskey- eller vinprovning, bubbelbad eller forsränning vanliga nöjesmoment.

Om det förekommer för stora inslag av nöje och rekreation – trots att deltagarna arbetar 6 timmar per dag – kan detta leda till beskattning. Inslaget av nöje och rekreation ska inte vara försumbart.

Det åligger företaget att kunna redogöra och bevisa för kostnaderna kopplade till kickoffen eller arrangemanget.

Det är därför mycket viktigt att dokumentera alla händelser så att företaget kan svara på eventuella förfrågningar från skattemyndigheten som kan komma först flera år senare.

Därför bör program, mötesprotokoll och andra dokument som ökar företagets möjligheter att bevisa sin avdragsrätt bevaras. Det är också en fördel om företaget kan redovisa dokumentation som inte framgår av reseprogram eller liknande. Det kan handla om videoklipp, bilder eller liknande som kan styrka aktiviteterna.