Vanliga frågor om semestern – FAQ för arbetsgivare & HR

Jag blev sjuk under semestern – måste jag ta ut semesterdagar ändå?

Nej. Om en medarbetare blir sjuk under semestern kan de aktuella dagarna i stället räknas som sjukdagar, förutsatt att medarbetaren meddelar arbetsgivaren och begär detta utan dröjsmål.

Dagarna ska då inte räknas som semesterdagar och får i stället tas ut vid ett senare tillfälle. Sjukfrånvaron hanteras enligt ordinarie regler för sjuklön, inklusive eventuellt karensavdrag.

Får man utnyttja sparade semesterdagar före årets semesterdagar?

Som huvudregel ska årets betalda semesterdagar användas innan sparade dagar tas ut, om inte annat har avtalats. En viktig begränsning är också att en medarbetare inte får spara semesterdagar under samma semesterår som hen tar ut sparade dagar från tidigare år.

Sparade semesterdagar ska normalt tas ut med de äldsta dagarna först, så att ni som arbetsgivare säkerställer att dagarna inte blir liggande för länge.

Kan medarbetaren ta ut en halv semesterdag?

Nej, inte enligt semesterlagens huvudregel. Semesterledighet avser hela dagar. Det går alltså normalt inte att ta ut en halv semesterdag för att arbeta resten av dagen – det räknas som en hel semesterdag.

Däremot kan det i vissa verksamheter finnas andra lösningar, till exempel flex, kompledighet eller lokala överenskommelser. Det bör i så fall hanteras separat från semesterledigheten.

Måste man ta ut semesterdagar på sommaren?

Enligt semesterlagen har arbetstagare som huvudregel rätt till minst fyra veckors sammanhängande semesterledighet under perioden juni–augusti. Arbetsgivaren ansvarar för att semestern planeras och förläggs enligt lag och eventuellt kollektivavtal.

Det går att komma överens om att lägga semestern vid en annan tidpunkt, men det är inget den anställde ensidigt kan kräva. Arbetsgivaren behöver samtidigt ta hänsyn till lagens regler, verksamhetens behov och dialogen med medarbetaren.

Vad händer med intjänade semesterdagar vid föräldraledighet?

Föräldraledighet kan påverka både intjänandet av betalda semesterdagar och möjligheten att lägga ut semester. Viss föräldraledighet är semesterlönegrundande, normalt upp till 120 dagar per barn, eller 180 dagar för ensamstående förälder.

Om betalda semesterdagar inte kan läggas ut under semesteråret behöver arbetsgivaren hantera dem enligt semesterlagens regler om sparande eller utbetalning. Vid deltidsföräldraledighet behöver semester normalt fortfarande läggas ut och beräknas på ett korrekt sätt utifrån arbetstid och schema.

Vad gäller om en medarbetare sagt upp sig men har beviljad semester?

Om semester redan är beviljad eller förlagd innan medarbetaren säger upp sig gäller den normalt även under uppsägningstiden. Om semester inte redan är beslutad behöver den hanteras enligt de vanliga reglerna för semesterförläggning.

Semester under uppsägningstid kan därför behöva bedömas utifrån omständigheterna i det enskilda fallet, till exempel om semestern redan är beviljad, när den ska tas ut och vad som gäller enligt eventuellt kollektivavtal.

Hur många semesterdagar har man rätt till?

Enligt semesterlagen har alla anställda rätt till 25 semesterdagar per semesterår. Om anställningen påbörjas efter den 31 augusti under semesteråret säger semesterlagens huvudregel att arbetstagare som anställs efter den 31 augusti har rätt till 5 semesterdagar det första semesteråret, om inte annat följer av avtal eller arbetsgivarens semesterregler 

Rätten till betald semester behöver normalt tjänas in under ett intjänandeår. Det innebär att en medarbetare kan ha rätt till semesterledighet även om dagarna helt eller delvis är obetalda. Kollektivavtal eller individuella avtal kan dessutom ge fler semesterdagar än lagen.

Kan jag spara semesterdagar?

Ja.  Enligt semesterlagen kan en medarbetare som har rätt till fler än 20 betalda semesterdagar under ett semesterår spara de överskjutande betalda dagarna under förutsättning att man har tagit ut (nyttjat) 20 dagar. För den som har 25 betalda semesterdagar innebär det normalt att upp till 5 dagar kan sparas.

Sparade semesterdagar ska som huvudregel tas ut inom fem år. Det är därför viktigt att arbetsgivaren följer upp sparade dagar löpande och har tydliga rutiner så att dagarna tas ut i tid.

Kan vi tvinga en anställd att ta ut semester?

Ja, som arbetsgivare har ni i slutändan rätt att förlägga semester om ni inte kommer överens, så länge reglerna i semesterlagen och eventuellt kollektivavtal följs. Det gäller framför allt betalda semesterdagar.

Obetalda semesterdagar kan medarbetaren däremot normalt avstå från. Om semester behöver förläggas vid exempelvis arbetsstopp eller under sommaren är det viktigt att hantera dialog, framförhållning och eventuell förhandling på rätt sätt.

Hur fungerar semester vid deltidsarbete eller oregelbunden arbetstid?

För deltidsanställda eller medarbetare med oregelbundna scheman används ofta semesterkvot för att omvandla semesterdagar till faktisk ledighet. Syftet är att semesterledigheten ska bli rättvis och motsvara lika lång ledighet som för en heltidsanställd med regelbunden arbetstid.

Det är viktigt att ni som arbetsgivare har tydliga regler för hur detta beräknas, särskilt om ni har timanställda, skiftarbete eller varierande scheman.

Vad gör vi om en medarbetare saknar semesterdagar men ändå vill vara ledig?

Om en medarbetare inte har fler betalda semesterdagar kan ni som arbetsgivare bevilja obetalda semesterdagar, men det är inget krav. Ett annat alternativ kan vara förskottssemester, vilket innebär att arbetsgivaren erbjuder betalda semesterdagar i förskott, något som är vanligt vid nyanställning.

Se till att ha tydliga riktlinjer och dokumentation kring vad som gäller, särskilt vid förskottssemester och eventuell avräkning om anställningen avslutas.

Viktigt att komma ihåg

Semesterlagen är en skyddslagstiftning som ska säkerställa arbetstagares rätt till årlig vila. Som arbetsgivare har ni ansvar för att planera och förlägga semestern, följa upp uttagna och sparade dagar samt säkerställa att hanteringen sker enligt lag, avtal och interna rutiner.

Tänk också på att kollektivavtal, lokala överenskommelser och individuella omständigheter kan påverka vad som gäller i praktiken.

Behöver ni stöd?

Behöver ni stöd i hanteringen av semester eller andra frågor inom lön och personal? Kontakta Klara Consulting – vi hjälper er med outsourcing, interim och kvalificerad rådgivning inom HR och lön.