Efter många år i löneyrket vet både Dairi Nurmik och Linda Kronholm att lönefrågor sällan bara ger raka svar. Dairi är gruppchef och Linda är kvalitetsansvarig på Klara Consultings affärsområde Lön. Båda är Srf auktoriserade lönekonsulter och har över 20 års erfarenhet av lönearbete.
Vi bad dem berätta om några av de vanligaste frågor som Klara Consulting fångar upp i löneuppdrag för kunder och varför tydliga svar är en viktig del av en trygg och kvalitetssäkrad löneservice.
När en medarbetare hos en kund hör av sig med en fråga om sin lön handlar det ofta om mer än själva beloppet på lönespecifikationen.
“Många frågor börjar med att en medarbetare tittar på sin lönespecifikation och undrar stämmer det här? Varför har jag fått det här avdraget? Varför drogs den här skatten? I vår roll inom löneservice behöver vi ofta reda ut vad som har hänt, men också förklara det på ett sätt som gör att både medarbetaren och arbetsgivaren känner sig trygga.” säger Dairi.
“Man måste lyssna och förklara på ett pedagogiskt sätt om det som står på lönespecifikationen. Ibland har vi kanske inte svar direkt utan måste be att få återkomma. Det viktiga är att medarbetaren förstår och får återkoppling på sin fråga”, fyller Linda i.
En återkommande fråga från kundernas anställda handlar om skatt. Det kan till exempel vara någon som har fått restskatt och vill att arbetsgivaren ska dra mer skatt framöver.
“Det är ganska vanligt att en medarbetare hör av sig och säger: jag har fått restskatt, kan ni dra lite mer i skatt varje månad? Då kan vi normalt lägga in ett frivilligt extra skatteavdrag på lönen. Det vi behöver veta är vilket belopp personen vill att vi ska dra extra och när man vill ta bort sin frivilliga skatt”, säger Dairi.
En annan vanlig situation är att en medarbetare har flyttat och tänker att skattetabellen därför behöver ändras direkt.
“Då behöver vi ofta förklara att skattetabellen inte styrs av var man bor just nu, utan av var man var folkbokförd, året innan fram till 1 november. Den nya kommunalskatten börjar gälla först from 1 januari kommande kalenderår. Om man flyttar efter 1 november, gäller den gamla kommunens skattetabell hela nästkommande inkomstår. Det kan vara lite förvånande för den som nyligen har flyttat”, säger Dairi.
Linda menar att det är därför kommunikationen är så viktig
“För medarbetaren kan det kännas självklart att en flytt borde påverka skatten direkt. Men lönehantering följer regelverk, och då behöver vi kunna förklara det på ett enkelt sätt”.
”Det här med att ett svar beror på flera saker återkommer ofta”, säger Linda. “Semester är ett bra exempel. Där kan frågan låta enkel, men svaret påverkas av både anställning, frånvaro, semesterår, intjänande år och ibland kollektivavtal”.
Just semestern är ett område där många frågor återkommer. Hur många betalda semesterdagar har jag? Vad händer med semestern om jag går ner i arbetstid?
En särskilld fråga som ofta dyker upp är hur många semesterdagar en medarbetare tjänar in under föräldraledighet.
“Där behöver man i första hand titta på vad kollektivavtalet säger, om det ger fler semesterlönegrundande dagar än de 120 dagarna per barn. Vissa kollektivavtal ger 180 dagar som är semesterlönegrundande. Sedan beror det på hur lång period man är föräldraledig. Det går inte att ge ett generellt svar utan att se hur den faktiska situationen ser ut”, säger Dairi.
Frågor om semester kommer också ofta i samband med att en anställd avslutar sin anställning.
“När någon slutar vill man ofta veta hur många semesterdagar som finns kvar, om det blir semesterersättning eller om något behöver regleras på slutlönen. Då behöver man gå igenom både intjänade och uttagna dagar och se om det finns justeringar som ska göras”, säger Dairi.
Linda menar att semesterfrågorna visar varför erfarenhet och struktur är så viktigt inom lön.
“Det är lätt att tro att systemet räknar fram allt automatiskt, men det viktiga är att rätt uppgifter finns på plats, att frånvaron är registrerad rätt och att lönekonsulten förstår hur reglerna ska tillämpas. När det kommer frågor om intjänade semesterdagar är det alltid viktigt att påpeka att de framräknade semesterdagarna är preliminära. Mycket kan hinna hända på vägen innan man vet definitivt hur många semesterdagar det blir innan slutdatum”
”Semesterfrågorna hänger dessutom ofta ihop med annan frånvaro”, säger Dairi. “Föräldraledighet är ett sådant område där medarbetaren ofta vill förstå både avdrag, semesterintjäning och eventuell ersättning från arbetsgivaren”
“Det kan till exempel handla om hur föräldraledighetsavdraget räknas. Är det avdrag per arbetsdag eller kalenderdag? Varför blir beloppet som det blir? Vad händer om man är ledig del av en månad? Till exempel om man är föräldraledig färre än 5 dagar görs avdrag per arbetsdag, eller fler än 6 dagar dras alltid kalenderdagar. Här är det viktigt att den anställde registrerar rätt period, sysselsättningsgrad, och anger för vilket barn man är föräldraledig. Lönekonsulten säkerställer att avdraget blir rätt och om den är semesterlönegrundande eller inte”, säger Dairi.
Sedan finns frågor om föräldralön, alltså om arbetsgivaren betalar någon kompletterande ersättning under föräldraledigheten.
“Där beror svaret på vad som gäller hos just den arbetsgivaren. Det kan styras av kollektivavtal, eller personalpolicy. Två medarbetare på två olika företag kan därför ställa nästan samma fråga men få olika svar”, säger Linda.
Hon menar att detta är en viktig del av kvaliteten i löneservice.
“En lönekonsult behöver inte bara kunna lagar och regler. Man behöver också förstå egna kundens villkor, avtal och rutiner.”
”Det är inte bara föräldraledighet som kan vara snårig”, säger Linda. “Till exempel kan delsjukfrånvaro i kombination med semester skapa många frågor, eftersom det är olika typer av frånvaro samma dag.”
Kan man då ta semester samtidigt som man är sjukskriven på deltid? Hur påverkas lönen? Vad händer med sjukavdraget?
“Ja, man kan ta ut semesterdagar samtidigt som man har en deltidssjukskrivning. Deltidssjukskrivningen avbryts inte, utan sjukavdraget dras som vanligt. Men det är en sådan fråga där lönekonsulten behöver titta noga på situationen. Till exempel: hur är sjukfrånvaron registrerad? Det går alltid åt en hel semesterdag fast att man är sjukskriven del av dag, men hur mycket semesterlön som ska betalas ut är beroende på sjukskrivningens omfattning” säger Dairi.
För medarbetaren kan det vara svårt att förstå varför lönespecifikationen ser ut som den gör.
“Just vid deltidssjukskrivning och semester kan det bli väldigt många rader eftersom det registreras under samma tidsperiod. Då behöver man kunna bryta ned det och förklara steg för steg. Annars ser det bara ut som ett antal rader på lönespecifikationen.”, säger Linda
”Alla frågor handlar förstås inte om frånvaro”, säger Dairi. “Vi får också många frågor där det är viktigt att rätt uppgift hamnar i rätt månad. Bilförmån är ett typiskt exempel”.
Bilförmån är ett område där timing ofta är avgörande. Om en bilförmån börjar eller avslutas, men inte kommer med i rätt lönekörning, kan det krävas korrigeringar.
“Det händer att någon tänker att man bara kan lägga dubbelt belopp en senare månad för att rätta till det. Men så enkelt är det inte alltid. En bilförmån behöver ofta korrigeras på rätt månad eftersom den påverkar rapporteringen och sociala avgifter”, säger Dairi.
Det här är ett typiskt exempel på att lönehantering inte bara handlar om registrering, menar Linda.
“Det handlar också om att rapporteringen till Skatteverket ska bli korrekt. Därför är det viktigt att förändringar kring till exempel förmånsbil kommer in i tid. Ju tidigare lönefunktionen får information, desto mindre risk för korrigeringar i efterhand.”
Dairi fyller i:
“Det är ofta de sena underlagen som skapar onödiga korrigeringar. Om en bilförmån har börjat eller avslutats men informationen inte har kommit in i tid inför lönekörningen behöver vi både korrigera och förklara varför det hanteras på ett visst sätt”.
”Förmåner är en del av månadsrapporteringen, men det finns också frågor som handlar mer om vad arbetsgivaren rapporterar eller betalar in vid sidan av själva nettolönen”, säger Linda. “Pension är ett sådant område där många vill förstå vad som faktiskt gäller”.
Ibland kommer frågor om pension, särskilt när medarbetare vill förstå vad arbetsgivaren betalar in och hur det syns i lönehanteringen.
“En del frågar: hur mycket betalar ni in till min pension? Då behöver vi titta på vad som gäller för just det företaget och den anställdes. Det kan vara en procentsats, en kollektivavtalad lösning eller en annan pensionsmodell”, säger Dairi.
Linda påpekar att pension också är ett område där det är viktigt att vara tydlig med vad lönefunktionen kan svara på.
“Vi kan ofta hjälpa till att förklara vad som rapporteras och vilka underlag som finns. Men själva pensionslösningen och detaljerade villkor kan ligga hos pensionsleverantören eller i arbetsgivarens avtal. Där behöver man vara tydlig så att medarbetaren får rätt information från rätt källa.”
För arbetsgivaren blir det här också en fråga om förtroende och trygghet.
“Pension är en viktig del av anställningen. När medarbetare får tydliga svar på hur rapportering och avsättningar fungerar bidrar det till en tryggare helhetsupplevelse”, säger Linda.
”Pension handlar ofta om att förstå vad arbetsgivaren betalar in”, säger Dairi. “Löneskulder är nästan motsatsen – där handlar frågan i stället om vad som händer när en medarbetare har fått för mycket utbetalt”.
En löneskuld kan vara en känslig fråga. Skulden uppstår när en medarbetare har fått för mycket lön utbetald och därför behöver betala tillbaka pengar till arbetsgivaren.
“Det kan till exempel bero på att frånvaro rapporteras i efterhand, utan att det finns någon lön att dra från, att en förmån inte avslutats i tid eller att något behöver korrigeras efter en slutlön. För medarbetaren kan det kännas jobbigt, särskilt om det kommer oväntat”, säger Dairi.
Här behöver man också skilja på olika typer av löneskuld.
“Det finns skillnad mellan bruttolöneskuld och nettolöneskuld. Det kan bli ganska tekniskt, men förenklat handlar det om hur korrigeringen ska hanteras skattemässigt och praktiskt”, säger Dairi.
Linda betonar att rutinen runt själva hanteringen är minst lika viktig som beräkningen.
“Det behöver finnas en tydlig rutin för vem som informerar medarbetaren, hur återbetalning ska ske och när lönefunktionen ska få veta att betalningen har kommit in. Annars riskerar det att bli otydligt både för arbetsgivaren och medarbetaren.”
I en outsourcad löneservice blir ansvarsfördelningen särskilt viktig.
“Vi kan hjälpa kunden att räkna fram, förklara och hantera korrigeringen, men arbetsgivaren behöver också ha tydliga interna rutiner för information och eventuell återbetalning. När alla vet vem som gör vad blir processen tryggare”, säger Linda.
När samtalet summeras återkommer både Linda och Dairi till samma sak: lönefrågor kan vara komplexa även när de verkar enkla.
“För den som får lönen är varje rad på lönespecifikationen viktig. Det är därför betydelsefullt att förklara enkel och hjälpa den anställde”, säger Dairi.
Linda avslutar:
“En trygg löneprocess handlar om kvalitet, tydlighet och förtroende. När kundens medarbetare får korrekta och begripliga svar stärker det både löneprocessen och arbetsgivarens relation till sina medarbetare.”
Klara Consulting hjälper företag med trygg, kvalitetssäkrad och effektiv löneservice. Vi hanterar inte bara lönekörningen, utan stöttar också i de frågor som uppstår längs vägen - från skatt, semester och föräldraledighet till förmåner, pension och korrigeringar.
Med erfarna lönekonsulter, tydliga processer och ett starkt kvalitetsfokus hjälper vi arbetsgivare att skapa en tryggare löneupplevelse för sina medarbetare.
Kontakta oss gärna om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa ert företag med lön, HR-stöd och löneoutsourcing.