Redovisning

5 tips för en mer effektiv ekonomihantering för restaurangägare

Som restaurangägare är det inte bara viktigt att leverera en fantastisk kundupplevelse, utan även att ha en välfungerande ekonomihantering.


 

Med rätt verktyg och rutiner kan du se till att din verksamhet är på rätt väg mot lönsamhet och tillväxt!

Att effektivisera ekonomihanteringen som restaurangägare handlar om att utnyttja de digitala verktyg som finns tillgängliga. Genom att integrera dina kassasystem, personalsystem och bokföringsverktyg kan du spara tid, minska manuella fel och få en bättre översikt över verksamhetens ekonomi. Börja med små steg och se över vilka av de tips som presenterats här som passar din verksamhet bäst – det kan göra en stor skillnad i din vardag.

 

1. Utnyttja kassasystemets integrationsmöjligheter för effektivare bokföring

För att få en mer effektiv och automatiserad bokföring är det viktigt att utnyttja ditt kassasystems fulla potential. Många moderna kassasystem erbjuder integrationsmöjligheter med populära bokföringssystem som Fortnox eller Visma. Genom att koppla ihop kassasystemet med ditt bokföringssystem slipper du den tidskrävande uppgiften att manuellt föra över försäljningsdata.

Fördelar med integrationen: 

  • Automatiserad överföring av dagskassor direkt till bokföringen.
  • Minskad risk för mänskliga fel vid överföring av försäljningsdata.
  • Sparar tid som annars läggs på manuell datainmatning.
  • Möjlighet att få rapporter i realtid som underlättar din ekonomiska uppföljning.
Exempelvis kan du med rätt kassasystem automatiskt föra över rapporter om dagsförsäljning och momssatser till bokföringen, vilket hjälper dig att hålla ekonomin uppdaterad utan att behöva lägga extra timmar på det. Se till att utforska vilka integrationsmöjligheter som finns tillgängliga i ditt system och hur de kan förenkla din vardag.
 
 

2. Inför ett integrerat personalsystem för löner och dricks

Personalens löner och dricks kan vara en stor del av din restaurangs ekonomiska flöde. Ett integrerat personalsystem som tar hänsyn till dessa parametrar kan underlätta både för dig som arbetsgivare och för din bokföring. Det finns system som erbjuder funktioner för att registrera arbetade timmar, beräkna dricks och hantera löneutbetalningar automatiskt.

Några funktioner att titta efter: 

  • Möjlighet att spåra personalkostnad per arbetad timme.
  • Enkel hantering av dricks och löneutbetalningar.
  • Automatisk beräkning av OB-tillägg och andra lönetillägg.
  • Statistik och rapporter som hjälper dig att planera personalbehov utifrån försäljning.

En integration med bokföringssystemet gör att löneutbetalningar automatiskt kan bokföras. På så sätt kan du också enkelt få en översikt över personalkostnaderna i relation till din försäljning, vilket är avgörande för att hålla koll på lönsamheten.

3. Koppla Kivra till ditt bokföringssystem för smidig hantering av myndighetspost

Som restaurangägare måste du hantera en mängd viktig myndighetspost, exempelvis fakturor, skattedeklarationer och andra dokument som rör din verksamhet. Att missa viktig post kan få allvarliga konsekvenser. Genom att koppla Kivra till ditt bokföringssystem kan du undvika sådana misstag.

Fördelar med att använda Kivra: 

  • Alla dina myndighetsbrev och viktiga dokument samlas digitalt på ett och samma ställe.
  • Ingen risk för att förlora viktiga papper.
  • Smidig tillgång till dokument som enkelt kan delas med din redovisningskonsult.

Med Kivra kan du se till att alla viktiga dokument från myndigheter automatiskt skickas digitalt och lagras säkert. Genom att integrera detta med ditt bokföringssystem kan du dessutom undvika att manuellt behöva vidarebefordra dokument till din ekonom eller revisor – de får tillgång till allt direkt.

 

4. Maximera Fortnox genom att aktivera automatkonteringar och bokföringsregler

Om du använder Fortnox som bokföringssystem, finns det många smarta funktioner som kan hjälpa dig att förenkla din bokföring. Ett exempel är att aktivera automatkonteringar och bokföringsregler för återkommande transaktioner. Detta innebär att Fortnox automatiskt bokför återkommande kostnader och intäkter enligt förbestämda regler.

Så här gör du:

  • Gå in i inställningarna och aktivera automatkonteringar.
  • Definiera bokföringsregler för vanliga transaktioner, som exempelvis hyra, löner och inköp.
  • Se till att din redovisningskonsult hjälper dig att ställa in dessa regler så att de passar din verksamhet.

Genom att utnyttja dessa funktioner kan du spara tid genom att minska antalet manuella bokföringar samtidigt som du kan få automatiska påminnelser om återkommande betalningar.

 

5. Skapa en löpande översikt över personalkostnader och omsättning

För att din restaurang ska vara lönsam är det viktigt att ha en tydlig bild av hur dina kostnader, särskilt personalkostnader, står i relation till din omsättning. Många moderna system, både kassasystem och personalhanteringssystem, erbjuder verktyg som gör att du enkelt kan följa dessa nyckeltal.

Så kan du hålla koll:

  • Använd kassasystemets rapportfunktioner för att få en snabb översikt över omsättningen.
  • Integrera ditt kassasystem med ett personalsystem för att se personalkostnad per arbetad timme i realtid.
  • Sätt upp rapporter som skickas automatiskt till dig varje vecka eller månad för att få en överblick över hur verksamheten går.

Genom att ha löpande koll på dessa nyckeltal kan du snabbt identifiera perioder där personalkostnaderna är för höga i förhållande till försäljningen och justera bemanningen därefter. Detta är särskilt viktigt under lågsäsong eller vid plötsliga förändringar i efterfrågan.

Prenumerera på vår Kunskapsbank!

Vi tar kontinuerligt fram artiklar och guider för ett lyckat företagande.